Ewidencja przychodów musi być prowadzona już od pierwszego dnia, od którego przedsiębiorca podlega opodatkowaniu na zasadach ryczałtu. Należy w niej ujmować wyłącznie przychody powstałe w związku z prowadzeniem działalności – koszty nie są wpisywane, ponieważ nie bierze się ich pod uwagę przy wyliczaniu podatków. Ryczałt ewidencjonowany dostępny jest dla przedsiębiorców osiągających przychody na poziomie maksymalnie 250 tys. euro rocznie.

Samych wpisów dokonuje się zaś w porządku chronologicznym i w oparciu o odpowiednie dokumenty: faktury VAT, rachunki, dokumenty celne, faktury bądź noty korygujące czy dowody wewnętrzne (w przypadku sprzedaży bez faktur). Wpisy można też wprowadzać na podstawie dziennego zestawienia wystawionych faktur. Co ważne, ewidencję za dany miesiąc trzeba uzupełnić przed upływem 20. dnia kolejnego miesiąca, w którym to trzeba wpłacić należną zaliczkę na podatek dochodowy.